Regulamin zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w AIC S.A.

§1

Cel i zakres stosowania regulaminu

  1. AIC S.A. ustala Regulamin zgłoszeń wewnętrznych, określający wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, zgodną z wymogami określonymi w Dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23.10.2019 roku w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dyrektywa).
  2. Niniejszy Regulamin Zgłoszeń Wewnętrznych Naruszeń Prawa i Podejmowania Działań Następczych (dalej: “Regulamin”) ustala:
    1) Podmiot wewnętrzny upoważniony przez AIC Spółka Akcyjna w Gdyni („Spółka”) do przyjmowania zgłoszeń w zakresie Naruszeń;
    2) Określenie wewnętrznych kanałów do przekazywania informacji o Naruszeniach;
    3) Zasady i termin potwierdzania przyjęcia zgłoszenia Naruszenia;
    4) Tryb powołania, skład i zadania niezależnego organizacyjnie podmiotu, upoważnionego do rozpatrywania zgłoszeń, w tym weryfikacji zgłoszeń i dalszej komunikację ze zgłaszającym Naruszenie;
    5) Zasady podejmowania przez Spółkę działań następczych w celu weryfikacji prawdziwości składanych zgłoszeń oraz zasady informowania Sygnalistów o prowadzonych działaniach następczych, w związku ze zgłoszonym Naruszeniem;
    6) Określenie środków, jakie mogą być zastosowane w przypadku stwierdzenia Naruszeń, które miały miejsce w Spółce;
    7) Zasady prowadzenia Rejestru Zgłoszeń;
    8) Informacje na temat trybu dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do organów publicznych;
    9) Tryb przekazywania innych zdarzeń niepożądanych w Spółce, tj. Nieprawidłowości.
§2

Wyłączenie stosowania regulamiu

  1. Niniejszy Regulamin nie obejmuje następującego zakresu zdarzeń:
    1) okoliczności niewykonania lub nienależytego wykonywania obowiązków pracowniczych w innym zakresie, aniżeli stanowiącym Naruszenie, przez osoby zatrudnione w Spółce oraz podmioty świadczące usługi na rzecz Spółki, podwykonawców lub kontrahentów Spółki,
    2) okoliczności zaistnienia sporów pomiędzy pracownikami / współpracownikami,
    3) w związku z wykonywaniem lub nienależytym wykonywaniem powierzonych obowiązków, w ramach stosunku pracy lub współpracy nawiązanej ze Spółką,
    4) sporów kompetencyjnych pomiędzy pracownikami,
    5) okoliczności mogących świadczyć o nieprzestrzeganiu przepisów Kodeksu Pracy w zakresie:
    a) równego traktowania w miejscu pracy,
    b) zakazu dyskryminacji w miejscu pracy.
  2. Zgłaszający okoliczności opisane w niniejszym paragrafie nie podlegają ochronie jak dla Sygnalisty, wynikającej z Regulaminu. Zaistnienie zdarzeń, opisanych powyżej, należy niezwłocznie zgłaszać do bezpośredniego przełożonego i działu HR.
§3

Naruszenia prawa

  1. Przez naruszenie prawa („Naruszenie”) rozumie się działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:
    1) zamówień publicznych;
    2) usług, produktów i rynków finansowych;
    3) zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
    4) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
    5) bezpieczeństwa transportu;
    6) ochrony środowiska;
    7) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
    8) bezpieczeństwa żywności i pasz;
    9) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
    10) zdrowia publicznego;
    11) ochrony konsumentów;
    12) ochrony prywatności i danych osobowych;
    13) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
    14) interesów finansowych Unii Europejskiej;
    15) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.
§4

Nieprawidłowości

  1. Na podstawie niniejszego Regulaminu, Spółka przyjmuje zgłoszenia dotyczące zdarzeń niebędących Naruszeniami a stanowiących niepożądane w Spółce zachowania (Nieprawidłowości). Przez Nieprawidłowości rozumie się:
    1) przygotowanie, usiłowanie lub popełnienie przestępstw lub wykroczeń, w tym przestępstw i wykroczeń skarbowych przez pracowników, współpracowników lub kontrahentów/kooperantów Spółki, które nie stanowią Naruszeń.
    2) naruszanie przepisów prawa lub wewnętrznych regulacji obowiązujących w Spółce, nie stanowiących Naruszeń, a których skutkiem może być:
    a) poniesienie szkody majątkowej przez Spółkę lub osobę trzecią,
    b) narażenie Spółki na negatywne skutki prawne i/lub ekonomiczne,
    c) zagrożenie dla bezpieczeństwa ludzi zatrudnionych w Spółce lub majątku Spółki, w tym bezpieczeństwa zasobów informatycznych, sieci i systemów informatycznych funkcjonujących w Spółce,
    d) naruszenie lub usiłowanie naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa Spółki, w szczególności w zakresie patentów oraz innych praw własności intelektualnej.
    3) niepożądane zjawiska w miejscu pracy, takie jak mobbing i molestowanie.
  2. Przedmiotem zgłoszenia może być każde uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego Naruszenia, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Spółce. W szczególności, przedmiotem zgłoszenia mogą być:
    1) informacje niezbędne do ujawnienia Naruszenia, które już miało miejsce;
    2) potencjalne Naruszenie, które jeszcze nie miało miejsca, ale istnieje bardzo duże prawdopodobieństwo jego wystąpienia;
    3) działania lub zaniechania, co do których osoba dokonująca zgłoszenia ma uzasadnione podstawy, by sądzić, że stanowi Naruszenie;
    4) próby ukrycia Naruszeń.
§5

Poufność zgłoszeń i anonimowość Sygnalistów

  1. Spółka zapewnia Sygnaliście anonimowość, przez którą rozumie się ogół działań Spółki mających na celu ochronę tożsamości Sygnalisty zgłaszającego Naruszenia przed ujawnieniem oraz zakaz podejmowania przez Spółkę jakichkolwiek działań mających na celu ujawnienie jego tożsamości. Zapewnienie ochrony anonimowości tożsamości Sygnalisty jest realizowane w Spółce poprzez wdrożenie odpowiednich środków technicznych oraz informatycznych (kanału zgłoszeń) jak również powołanie niezależnego organu przyjmującego zgłoszenia i podejmującego działania następcze.
  2. Spółka zapewnia poufność treści przyjmowanych zgłoszeń Naruszeń oraz Nieprawidłowości poprzez zapewnienie należytej organizacji przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń Naruszeń i Nieprawidłowości, oraz podejmowanie działań następczych. Poufność zgłoszeń oznacza, iż treść dokonanego zgłoszenia nie zostanie ujawniona nieuprawnionym osobom, innym aniżeli Komisji ds. Naruszeń. Zapewnienie poufności zgłoszeń jest realizowane w Spółce poprzez wdrożenie odpowiednich środków technicznych oraz informatycznych (kanału zgłoszeń) jak również powołanie niezależnego organu przyjmującego zgłoszenia i podejmującego działania następcze.
§6

Status Sygnalisty

  1. Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o Naruszeniu, uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Przez Sygnalistę, w rozumieniu niniejszego Regulaminu, uważa się:
    1) pracownika, także w przypadku, gdy stosunek pracy już ustał,
    2) osoby ubiegającej się o zatrudnienie, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy,
    3) osoby świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
    4) przedsiębiorcę,
    5) akcjonariusza lub wspólnika,
    6) członka organu osoby prawnej,
    7) osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
    8) stażystę,
    9) wolontariusza.
  2. Nie jest Sygnalistą osoba, która:
    1) dokonała zgłoszenia nieprawdziwych informacji odnośnie Naruszenia. Osoba, która dokonała zgłoszenia nieprawdziwych informacji dotyczących Naruszenia podlega odpowiedzialności karnej i może podlegać grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 3;
    2) dokonała zgłoszenia Naruszenia, jeżeli to Naruszenie godzi wyłącznie w prawa zgłaszającego to Naruszenie lub zgłoszenie Naruszenia następuje wyłącznie w indywidualnym interesie zgłaszającego.
    3) jest sprawcą Naruszenia (w tym przestępstwa lub wykroczenia), jeżeli na podstawie odrębnych przepisów osoba ta korzysta ze zwolnienia z odpowiedzialności lub złagodzenia kary w związku ze swoim zachowaniem po popełnieniu naruszenia prawa, w szczególności dobrowolnym ujawnieniem naruszenia prawa lub współpracą z organami ścigania lub innymi właściwymi organami.
  3. O uzyskaniu statusu Sygnalisty informuje osobę zgłaszającą Naruszenie Komisja ds. Naruszeń.
  4. Osoba zgłaszająca Nieprawidłowość nie jest Sygnalistą i nie korzysta z ochrony jak dla Sygnalistów, przewidzianej w Dyrektywie i Regulaminie. Osoba zgłaszająca Nieprawidłowość podlega ochronie prawnej przewidzianej przepisach odrębnych, w tym na podstawie przepisów Kodeksu pracy.
§7

Ochrona sygnalisty i zakaz działań odwetowyh

  1. Sygnalista, niezależnie od kanału dokonania zgłoszenia Naruszenia, podlega ochronie na mocy przepisów Dyrektywy i Regulaminu przed wszelkimi formami działań odwetowych, w tym gróźb działań odwetowych i prób podejmowania działań odwetowych, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja o Naruszeniu jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi informację o Naruszeniu.
  2. Ochrona przed działaniami odwetowymi przysługuje ponadto osobom pomagającym w dokonaniu zgłoszenia Naruszenia oraz podmiotom powiązanym z Sygnalistą.
  3. Przez działania odwetowe rozumie się bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, które jest spowodowane zgłoszeniem Naruszenia lub ujawnieniem publicznym Naruszenia i które narusza lub może naruszyć prawa zgłaszającego lub wyrządza lub może wyrządzić szkodę zgłaszającemu. Działaniami odwetowymi są, w szczególności:
    1) zawieszenie, przymusowy urlop bezpłatny, zwolnienie lub równoważne środki;
    2) degradacja lub wstrzymania awansu;
    3) przekazanie obowiązków, zmiany miejsca pracy, obniżenia wynagrodzenia, zmiana godzin pracy;
    4) wstrzymanie szkoleń;
    5) negatywna oceny wyników lub negatywna opinia o pracy;
    6) nałożenie lub zastosowania jakiegokolwiek środka dyscyplinarnego, nagany lub innej kary, w tym finansowej;
    7) przymus, zastraszanie, mobbing lub wykluczenie;
    8) dyskryminacja, niekorzystnego lub niesprawiedliwego traktowania;
    9) nieprzekształcenie umowy o pracę na czas określony w umowę o pracę na czas nieokreślony, w sytuacji, gdy pracownik mógł mieć uzasadnione oczekiwania, że zostanie mu zaoferowane stałe zatrudnienie;
    10) nieprzedłużenie lub wcześniejszego rozwiązanie umowy o pracę na czas określony;
    11) szkoda, w tym nadszarpnięcie reputacji danej osoby, zwłaszcza w mediach społecznościowych lub strat finansowych, w tym strat gospodarczych i utraty dochodu;
    12) umieszczenie na czarnej liście na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego, co może skutkować tym, że dana osoba nie znajdzie w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub danej branży;
    13) wcześniejsze rozwiązanie lub wypowiedzenie umowy dotyczącej towarów lub umowy o świadczenie usług;
    14) odebranie licencji lub zezwolenia;
    15) skierowanie na badania psychiatryczne lub lekarskie.
  4. Zakaz działań odwetowych dotyczy również osób, które dokonały anonimowego zgłoszenia zewnętrznego lub anonimowego ujawnienia publicznego Naruszeń, jeżeli po dokonaniu zgłoszenia lub ujawnienia publicznego zostaną one zidentyfikowane.
§8

Wewnętrzny kanał zgłoszeń naruszeń

  1. Każda osoba, która powzięła wiedzę lub podejrzenie o wystąpieniu Naruszenia ma możliwość dokonania jego zgłoszenia poprzez Wewnętrzny Kanał Zgłoszenia Naruszeń, zapewniający poufność treści zgłoszenia oraz umożliwiający zachowanie anonimowości tożsamości osoby zgłaszającej.
  2. Spółka zachęca, aby zgłoszenia Naruszeń były pierwszej kolejności zgłaszane Spółce, na podstawie niniejszego Regulaminu, poprzez Wewnętrzny Kanał Zgłoszenia Naruszeń.
  3. Jako Wewnętrzny Kanał Zgłoszenia Naruszeń ustala się następujące sposoby dokonywania zgłoszeń:
    1) za pomocą ogólnodostępnej, internetowej platformy zgłoszeniowej, udostępnionej pod adresem: www.sygnanet.pl/aicsa. Wskazana platforma, udostępniona na potrzeby Wewnętrznego Kanału zgłoszeń Naruszeń, zapewnia poufność przekazywanych informacji, uniemożliwia śledzenie zgłaszającego oraz zapewnia anonimowość tożsamości Sygnalisty, umożliwia komunikację w sprawie złożonego zgłoszenia oraz otrzymanie informacji o stanie lub sposobie załatwienia sprawy, której dotyczy zgłoszone Naruszenie.
    a) Po przesłaniu zgłoszenia za pośrednictwem platformy zgłoszeniowej, o której mowa powyżej w ust. 1, Sygnalista otrzyma indywidualne dane dostępowe do zgłoszenia (hasło oraz numer ID zgłoszenia), które umożliwia komunikacje z Komisją ds. Naruszeń rozpatrująca zgłoszenie.
    b) Sygnalista, w trakcie korzystanie z platformy, zobowiązuje się do zapewnienia poufności otrzymanych danych dostępowych do indywidualnego zgłoszenia.
    c) Sygnalista, celem uzyskania informacji o stanie zgłoszenia lub komunikacji z Komisją ds. Naruszeń, musi samodzielnie sprawdzać na stronie platformy zgłoszeniowej, czy pojawiła się odpowiedź na jego zgłoszenie. Przed rozpoczęciem korzystania z platformy zgłoszeniowej Sygnalista zobowiązany jest do zapoznania się i przestrzegania regulaminu usługi (udostępnionego na stronie: www.sygnanet.pl).
    2) w formie pisemnej na adres Spółki (ul. Rdestowa 41, 81-577 Gdynia) w podwójnej kopercie, z dopiskiem na kopercie wewnętrznej „ZGŁOSZENIE SYGNALISTY”. W takim przypadku pracownik otrzymujący tę kopertę jest zobowiązany do niezwłocznego przekazania jej bezpośrednio do rąk Komisji ds. Naruszeń, bez otwierania koperty wewnętrznej z tym dopiskiem.
  4. Zgłoszenie Naruszenia, w miarę możliwości, powinno zawierać informacje umożliwiające jak najlepsze zapoznanie się ze sprawą, celem podjęcia działań następczych. W szczególności zgłoszenie Naruszenia powinno zawierać:
    1) zwięzły opis sprawy ze wskazaniem istotnych faktów,
    2) wskazanie naruszonych regulacji wewnętrznych lub przepisów prawa,
    3) wskazanie osoby, jednostki lub komórki organizacyjnej, której dotyczy Naruszenie,
    4) źródło wiedzy Sygnalisty o Naruszeniu,
    5) wskazanie osób mających związek z Naruszeniem (w tym ewentualnych świadków lub osób, z którymi Sygnalista kontaktował się w sprawie Naruszenia),
    6) W przypadku nieposiadania pełnych informacji, o których mowa w ust. 1 powyżej, Sygnalista powinien dokonać zgłoszenia w takim zakresie informacji, jakie posiada. Brak przekazania pełnych informacji jest uzasadniony w przypadku niewiedzy lub gdy ujawnienie informacji mogłoby doprowadzić do ujawnienia tożsamości Sygnalisty.
§9

Komisja do spraw Naruszeń

  1. Jako niezależny organizacyjnie podmiot upoważniony do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację ze zgłaszającym, ustanawia się w Spółce Komisję ds. Naruszeń, uprawnioną do:
    1) przyjmowania zgłoszeń Naruszeń i Nieprawidłowości,
    2) podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia Naruszeń,
    3) dalszej komunikacji z Sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje,
    4) przekazywania Sygnaliście informacji zwrotnej, rozumianej jako informacja na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań,
    5) badania zgłoszeń Nieprawidłowości i składania rekomendacji Zarządowi Spółki w zakresie zapobiegania Nieprawidłowościom.
  2. Komisja ds. Naruszeń jest powoływana przez Zarząd Spółki i w zakresie wykonywanych zadań odpowiada wyłącznie oraz bezpośrednio przed Zarządem Spółki. Skład Komisji ds. Naruszeń zostaje podany do publicznej wiadomości w sposób zwyczajowo przyjęty w Spółce. Członkowie Komisji ds. Naruszeń zobowiązani są do zachowania tajemnicy.
  3. Członkowie Komisji ds. Naruszeń posiadają pisemne upoważnienie Zarządu Spółki do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osoby dokonującej zgłoszenia i osoby, której dotyczy zgłoszenie.
  4. Komisja ds. Naruszeń podejmuje działania celem wdrożenia działań następczych, niezbędnych dla zbadania prawdziwości zgłoszenia i wdrożenia działań celem usunięcia Naruszenia lub zapobieżenia Naruszeniu.
  5. W przypadku, gdy zgłoszenie nie dotyczy Naruszenia lub dotyczy Nieprawidłowości, wyznaczony do kontaktu członek Komisji ds. Naruszeń informuje o tym fakcie osobę zgłaszającą.
§10

Działania następcze dla Naruszeń

  1. Po sprawdzeniu, czy zgłoszenie dotyczy Naruszeń, o których mowa w Dyrektywie oraz Regulaminie, wyznaczony członek Komisji ds. Naruszeń potwierdza osobie zgłaszającej przyjęcie zgłoszenia Naruszenia przekazanego Wewnętrznym Kanałem Zgłoszeń Naruszeń, w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że zgłaszający Naruszenie nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie (w przypadku zgłoszenia pisemnego).
  2. Każdemu zgłoszeniu Naruszenia nadaje się odrębny numer w Rejestrze Zgłoszeń Wewnętrznych, o którym mowa w §11. Regulaminu.
  3. Zgłoszenie obsługuje Komisja ds. Naruszeń, która wdraża działania następcze, celem dokonania oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu Naruszenia. Komisja ds. Naruszeń jest zobowiązana do zbadania sprawy w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu Naruszenia. W tym celu, Komisja ds. Naruszeń może wystąpić do Sygnalisty o dodatkowe informacje, jak również podjąć wszelkie działania niezbędne dla wyjaśnienia sprawy.
  4. Pracownicy i kierownicy jednostek organizacyjnych Spółki mają obowiązek udzielania Komisji ds. Naruszeń informacji w toku Postępowania wyjaśniającego. W przypadku udzielania nieprawdziwych informacji lub braku udzielenia informacji, Spółka może wyciągnąć konsekwencje dyscyplinarne przewidziane Kodeksem pracy wobec pracowników utrudniających Postępowanie wyjaśniające.
  5. Komisja ds. Naruszeń sporządzi i przedłoży Zarządowi Spółki w terminie, nie dłuższym niż 2 miesiące od daty potwierdzenia otrzymania zgłoszenia, pisemne rozpatrzenie zgłoszenia, które zostanie sporządzone na Formularzu Działań Następczych, stanowiącym Załącznik nr 1 do Regulaminu. W przypadku ustalenia, iż Naruszenie miało miejsce, rozpatrzenie zgłoszenia zawiera co najmniej następujące informacje:
    1) przedmiot naruszenia;
    2) datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego;
    3) informację o podjętych działaniach następczych;
    4) datę zakończenia sprawy.
  6. Rozpatrzenie zgłoszenia przedkładane jest Zarządowi przez Komisję ds. Naruszeń w celu jego akceptacji i ewentualnego wdrożenia przez Spółkę działań następczych, o których mowa w ust. 7 poniżej.
  7. Spółka, po zakończeniu postępowania i ustaleniu zaistnienia Naruszenia, wdraża działania następcze, przez które rozumie się działania podjęte w celu zaradzenia Naruszeniu będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym poprzez takie działania, jak dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działania podejmowane w celu odzyskania środków lub zakończenie postępowania wewnętrznego w Spółce.
  8. Przekazanie Sygnaliście przez Komisję ds. Naruszeń informacji zwrotnej o podjętych działaniach następczych w wyniku zgłoszenia Naruszenia nastąpi w terminie nieprzekraczającym okresu 3 miesięcy od potwierdzenia otrzymania kompletnego zgłoszenia Naruszenia lub w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia. Informacja zwrotna obejmuje w szczególności informację o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa.
§11

Rejestr Zgłoszeń Wewnętrznych

  1. Spółka prowadzi Rejestr Zgłoszeń Wewnętrznych i jest administratorem danych zgromadzonych w tym rejestrze (Rejestr). W Rejestrze opisywane są wszystkie przypadki dokonania zgłoszeń. Wzór Rejestru stanowi Załącznik nr 2 do Regulaminu.
  2. Rejestr zawiera następujące informacje:
    1) numer sprawy;
    2) przedmiot naruszenia;
    3) datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego;
    4) informację o podjętych działaniach następczych;
    5) datę zakończenia sprawy.
  3. Dostęp do Rejestru mają wyłącznie:
    1) Zarząd,
    2) Komisja ds. Naruszeń.
  4. Dane w Rejestrze przechowywane będą przez 5 lat od daty przyjęcia zgłoszenia, chyba że co innego wynikać będzie z obowiązujących przepisów prawa. Po tym czasie zgłoszenia podlegają wymazaniu z Rejestru.
§12

Zgłaszanie Nieprawidłowości

  1. Osoba zgłaszająca Nieprawidłowość nie jest Sygnalistą w rozumieniu Ustawy i Regulaminu, natomiast korzysta z ochrony prawnej przewidzianej w przepisach odrębnych, w tym w Kodeksie Pracy
  2. Zgłoszenie Nieprawidłowości może być dokonane wyłącznie imiennie. Brak imiennego zgłoszenia Nieprawidłowości będzie podstawą dla zażądania przez Komisję ds. Naruszeń podania danych osobowych zgłaszającego. Odmowa podania przez zgłaszającego swoich danych osobowych, pomimo wcześniejszego wezwania przez Komisję ds. Naruszeń, skutkować będzie pozostawieniem zgłoszenia bez rozpatrzenia.
  3. Zgłoszenie Nieprawidłowości Komisja ds. Naruszeń rozpatruje z dochowaniem należytej staranności w rozsądnym terminie, celem przedstawienia Zarządowi Spółki rekomendacji dla usunięcia Nieprawidłowości lub zapobieżeniu powstania Nieprawidłowości w przyszłości.
  4. Komisja ds. Naruszeń udzieli zgłaszającemu Nieprawidłowość informacji o zakończeniu postępowania wyjaśniającego dane Naruszenie i przekazaniu rekomendacji do Zarządu, bez wskazywania treści tej rekomendacji.
  5. Zgłoszenie nieprawdziwej informacji o Nieprawidłowości lub zgłoszenie Nieprawidłowości wyłącznie w indywidualnym interesie zgłaszającego lub w celu zwolnienia zgłaszającego z odpowiedzialności lub złagodzenia kary, podlega ocenie na podstawie przepisów prawa i nie wyklucza możliwości wdrożenia przez Spółkę działań o charakterze dyscyplinarnym lub złożenia wniosku o ściganie.
§13

Informacja o kanałach zewnętrznych i możliwości ujawnienia publicznego

  1. Spółka informuje, iż istnieje możliwość dokonania zgłoszenia Naruszeń poprzez:
    1) Kanał zewnętrzny – zgłaszający może dokonać zgłoszenia zewnętrznego Naruszenia, bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego, które dokonuje się do organu centralnego, którym jest Rzecznik Praw Obywatelskich lub Prezes Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (w zakresie zgłoszeń dotyczących zasad konkurencji i ochrony konsumentów), którzy przyjmują zgłoszenia o naruszeniach prawa w dziedzinach objętych Ustawą. Sposób składania zgłoszeń zewnętrznych podany jest do publicznej wiadomości przez Rzecznika Praw Obywatelskich oraz Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów na witrynach internetowych tych instytucji. Ponadto, zgłoszenia zewnętrzne przyjmują organy publiczne, w dziedzinach należących do zakresu działania tych organów oraz w stosownych przypadkach, organy lub jednostki organizacyjne Unii Europejskiej.
    2) Ujawnienie publiczne – zgłaszający dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie przewidzianej przepisami Ustawy, jeżeli:
    a) dokona zgłoszenia wewnętrznego Naruszenia, a następnie zgłoszenia zewnętrznego Naruszenia i w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych, następnie zaś w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zgłaszania naruszeń prawa organowi publicznemu pracodawca, a następnie organ publiczny nie podejmą odpowiednich działań następczych lub nie przekażą zgłaszającemu informacji zwrotnej, lub
    b) dokona od razu zgłoszenia zewnętrznego i w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zgłaszania naruszeń prawa organowi publicznemu organ publiczny nie podejmie odpowiednich działań następczych lub nie przekaże zgłaszającemu informacji zwrotnej.
  2. Dokonanie zgłoszenia Naruszenia przy użyciu zewnętrznego kanału zgłoszeń lub ujawnienia publicznego Naruszenia nie może stanowić podstawy dla działań odwetowych wobec zgłaszającego, w tym pociągnięcia go do odpowiedzialności dyscyplinarnej.
§14

Ochrona danych osobowych

  1. Dane osobowe zgłaszającego Naruszenie lub Nieprawidłowość oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu, chyba że za wyraźną zgodą zgłaszającego.
  2. Administratorem danych osobowych zebranych w związku z przyjmowaniem i analizą zgłoszeń jest AIC Spółka Akcyjna w Gdyni (81-577), ul. Rdestowa 41, zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym prowadzonym przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku pod numerem KRS nr 0000456510, REGON 220592964, nr NIP 5891936466 (Spółka).
  3. Przetwarzanie danych osobowych osób składających zgłoszenie Naruszeń odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit c) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) – jako konieczne w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (Spółce) wynikającego z Dyrektywy, to jest: przyjęcie i rozpatrzenie zgłoszenia Naruszenia. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych zgłaszającego Naruszenie zostanie przekazana wraz z potwierdzeniem przyjęcia zgłoszenia Naruszenia lub Nieprawidłowości.
  4. Przetwarzanie danych osobowych osób składających zgłoszenie Nieprawidłowości następuje na podstawie art. 6 ust. 1 lit a) RODO, tj. osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w celu rozpatrzenia zgłoszenia Nieprawidłowości.
  5. W związku z przetwarzaniem danych osobowych, osobom składających zgłoszenia Naruszeń lub Nieprawidłowości przysługują następujące prawa:
    1) prawo do żądania od Spółki dostępu do danych osobowych oraz otrzymania ich kopii;
    2) prawo żądania sprostowania (poprawiania) danych osobowych w przypadkach, których mowa w art. 16 RODO;
    3) prawo żądania usunięcia danych osobowych w przypadkach określonych w art. 17 ust. 1 RODO;
    4) prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych w przypadkach określonych w art. 18 RODO;
    5) prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych (art. 7 ust. 3 RODO), w przypadku ich dobrowolnego podania w związku ze zgłoszeniem Nieprawidłowości, przy czym ważne pozostają czynności związane z przetwarzaniem tych danych dokonane przed dniem cofnięcia tej zgody;
    6) prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w sytuacji, gdy uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO).
  6. Spółka, po otrzymaniu zgłoszenia, może w celu weryfikacji zgłoszenia oraz podjęcia działań następczych zbierać i przetwarzać dane osobowe osoby, której dotyczy zgłoszenie Naruszenia lub Nieprawidłowości, nawet bez jej zgody. Przepisu art. 14 ust. 2 lit. f) RODO nie stosuje się, chyba że zgłaszający działał z naruszeniem art. 6 Ustawy, tj. dokonał zgłoszenia nieprawdziwego.
  7. W przypadku danych osobowych wskazanych w zgłoszeniach, Spółka wykona obowiązek informacyjny wobec osób wskazanych w zgłoszeniach zgodnie z art. 14 ust. 1 i 2 RODO, w rozsądnym terminie po pozyskaniu danych osobowych – najpóźniej w przeciągu miesiąca – mając na uwadze konkretne okoliczności przetwarzania danych osobowych (art. 14 ust. 3 RODO), z zastrzeżeniem wynikającym z ust. 6 powyżej.
  8. Dane osobowe osób zgłaszających Naruszenia lub Nieprawidłowości nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą podlegać profilowaniu.
  9. Dane osobowe osób zgłaszających Naruszenia lub Nieprawidłowości nie trafią poza Europejski Obszar Gospodarczy (obejmujący Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię).
  10. Dane osobowe, które w sposób oczywisty nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania, są usuwane bez zbędnej zwłoki.
  11. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia są przechowywane przez pracodawcę, organ publiczny lub organ centralny nie dłużej niż przez okres 5 lat od dnia przyjęcia zgłoszenia.
  12. Odbiorcami danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 9 mogą być podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie Spółki jako administratora danych, tj. dostawcy usług IT, jak również podmioty i organy uprawnione do otrzymania danych – tylko w uzasadnionych przypadkach i na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
§15

Postanowienia końcowe

  1. Regulamin niniejszy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w Spółce.
  2. Każdy Pracownik Spółki zobowiązany jest do zapoznania się z Regulaminem i jego przestrzegania. Zapoznanie się z niniejszym Regulaminem zostanie potwierdzone przez Pracowników w formie pisemnej, w drodze oświadczenia stanowiącego Załącznik nr 3 do Regulaminu.
  3. Zmiana Regulaminu dokonywana jest w trybie właściwym dla przyjęcia Regulaminu, tj. przez umieszczenie zmienionej treści na stronie Spółki, którą w dniu wejścia w życie Regulaminu jest Dla Sygnalistów | AIC S.A. (myaic.com) w oraz w sposób przyjęty w Spółce dla podawania do wiadomości przeznaczonych dla pracowników.

Załączniki:

  1. Wzór Formularza Działań Następczych
  2. Wzór Rejestru Zgłoszeń Wewnętrznych
  3. Wzór oświadczenia o zapoznaniu się z treścią Regulaminu